مدیریت تعارض منافع در مدارس

باوجود اصل ارزش‌گذاری به منافع عمومی و جلب اعتماد مردم در انجام وظایف محوله ممکن است مسئولان و کارکنان بخش عمومی در موقعیت‌هایی قرار بگیرند که منافع شخصی آن‌ها در تعارض با منافع عمومی قرار گیرد و درنتیجه ی این تعارض، تأمین منافع شخصی بر منافع عمومی ارجح دانسته شود. آموزش‌وپرورش از آن قبیل دستگاه‌های اجرایی است که با توجه به گستره‌ی عملکردی که دارد تحت تأثیر تعارض منافع مدیران و کارکنان خود است. چندی پیش وزیر آموزش‌وپرورش دستوری (مدیریت تعارض منافع در مدارس)  را ابلاغ کرد که در آن اقدامات لازم جهت کاهش و رفع آسیب‌های ناشی از تعارض منافع در دستگاه تعلیم و تربیت و ارتقای سلامت نظام اداری و مقابله با فساد و تقویت پاسخگویی اعلام شده است. در ادامه بخش‌هایی از اعلامیه تعارض منافع نظام آموزشی ایالت ویکتوریا در استرالیا آمده است که در آن به چگونگی مقابله با تعارض منافع در مدارس پرداخته شده است.

زهرا علی اکبری

کارشناس حوزه آموزش

موارد زیر ازجمله شرایطی است که ممکن است در مدرسه‌ای موجب تعارض منافع شود. در هر یک از این شرایط، حداقل وظیفه کارمند این است که تضاد و تعارض را به مدیر خود گزارش دهد. برای کاهش خطرات تعارض برای منافع عمومی ممکن است اقدامات دیگری نیز انجام شود. شناخت این موارد برای مدیریت تعارض منافع در مدارس حائز اهمیت است.

برای مدیران

• یکی از اعضای خانواده متقاضی کار در مدرسه شده است.
• در حال حاضر یکی از اعضای خانواده در مدرسه کار می‌کند.
•  فرزند شما در مدرسه تحصیل می‌کند.
•  با یک کارمند دیگر در ارتباط و تعامل هستید (نسبت خانوادگی).
•  با والدین در ارتباط هستید (دوستی و آشنایی).
•  مدرسه تمایل دارد چیزی را خریداری کند یا از خدمات شرکتی که متعلق به یک عضو خانواده یا نزدیکان شما است، استفاده کند.
• به یک باشگاه یا گروه علاقه‌مند و وابسته هستید که به‌طور منظم در مورد آموزش دانش آموزان از نظرات عمومی آنان می‌گویید.
• تصمیم دارید که کتاب درسی بنویسید.
• برای مشاوره تحصیلی به شما پیشنهاد کار نیمه‌وقت داده شده است.
• از شما دعوت شده است که در دانشگاه سخنرانی کنید که مربوط به نقش شما در سمت اصلی است.
• می‌خواهید با پیمانکاری همکاری کنید که مرتباً برای مدرسه کار کند تا بتواند در یک ظرفیت خصوصی برای شما کارهایی انجام دهد.
• در شرکتی صاحب سهام هستید که قرارداد قابل‌توجهی با مدرسه دارد.

برای کارکنان مدرسه

• فرزند شما در مدرسه تحصیل می‌کند.
• با یک کارمند دیگر در ارتباط و تعامل هستید (نسبت خانوادگی).
• با والدین در ارتباط هستید (دوستی و آشنایی).
• تصمیم دارید که کتاب درسی بنویسید.
•  به‌صورت پاره‌وقت به‌عنوان مدرس کار می‌کنید.
• پژوهش می‌کنید و مایل به استفاده از مدرسه به‌عنوان موضوع تحقیق خود هستید.
• به یک باشگاه یا گروه علاقه‌مند و وابسته هستید که به‌طور منظم در مورد آموزش از نظرات آنان می‌گویید.
• چندین روز در هفته بعد از مدرسه مربیگری می‌کنید.
• تیم ورزشی شما به‌طور مرتب در مسابقات بین ایالتی رقابت می‌کند.
• یک وب‌سایت شخصی یا وبلاگ شخصی دارید.
• مشاغل پاره‌وقت دارید که دانش آموزان یا والدین در مدرسه مشتری بالقوه شما هستند (به‌عنوان‌مثال استودیوی عکاسی، گفتاردرمانی و غیره).

برای کارمندان اداری و ستادی

•  در ارائه خدمتی مشارکت می‌کنید که شرکت یکی از اعضای خانواده‌تان مناقصه‌ای را برای آن خدمت ارائه کرده است.
•  در کارگروه اشتغال و استخدام عضو هستید که یکی از اعضای خانواده‌تان در آن درخواست استخدام کرده است.
• در مورد تصمیم اداره برای خرید یک قطعه زمین اطلاعات محرمانه‌ای دارید و قصد خرید ملک دیگری را دارید.
• به یک باشگاه یا گروه علاقه‌مند و وابسته هستید که به‌طور منظم در مورد آموزش درباره نظرات آنان می‌گویید.
•  برای یافتن کارکنان از خدمات یک شرکت استخدام استفاده می‌کنید و در نظر دارید رزومه شخصی خود را به‌عنوان مشاور به آنجا ارائه کنید.
• از طرف پیمانکار خارجی که با وزارت کار می‌کند، برای ناهار به یک رستوران و یا به قهوه دعوت می‌شوید، آن‌ها همیشه اصرار دارند که پول را پرداخت کنند تا با شما در مناقصات هماهنگی داشته باشند.
• به‌طور مرتب برای وزارت سفر می‌کنید. آیا برای سفر شخصی از آشنایی قبلی با آژانس‌ها استفاده می‌کنید؟
•  شرکتی در طی مراحل مناقصه به شما نشان داده است که در صورت عقد قرارداد خاص، به استخدام شخصی که مهارت‌های شما را دارد، نیاز دارند.

پرسش‌ها و پاسخ‌های مهم برای مدیریت تعارض منافع در مدارس

چک‌لیست: نشانه­ یابی مدیران برای تعارض منافع کارکنان و مدیریت تعارض منافع در مدارس

روسا و مدیران وظیفه‌دارند در شرایطی که خود یا کارمندانشان در معرض تعارض منافع می‌باشند، از منافع عمومی محافظت کنند. اطلاعات مربوط به مسائل تعارض منافع ممکن است از طریق بی‌شماری از روش‌ها به توجه مدیر برسد. کارمندان باید هرگونه تعارض منافع را که بر مدیر خود تأثیر می‌گذارد، تفکیک کنند و حتی ممکن است تصمیم بگیرند تا حتی قبل از شناسایی خطر واقعی، موارد تعارض منافع بالقوه را با آن‌ها مطرح کنند. روسا و مدیران ممکن است از منابع تعارض منافع آگاهی داشته باشند. مدیریت اوضاع مطابق با سیاست تعارض منافع(یعنی مدیریت تعارض منافع در مدارس)  یک مسئولیت مشترک است که توسط کارمند و مدیر انجام می‌گیرد.

مراحل زیر برای رسیدگی به مسائل مربوط به تعارض منافع در کارکنان است که باید توسط مدیران در نظر گرفته شود:

• گفت‌وگو با کارمند

برای به دست آوردن هرچه بیشتر اطلاعات در مورد شرایط آسیب و خطر تعارض منافع، موضوع را با کارمند خود در میان بگذارید. به کارمند مراجعه کنید و به سیاست تعارض منافع و مسئولیت خود برای حل مناقشه به نفع منافع عمومی توصیه کنید.

• توضیح کتبی از کارمند بخواهید

هنگامی‌که مشخص است کارمند مشمول تعارض منافع بالقوه یا بالفعل است، از آن‌ها بخواهید که یک اطلاعت کتبی ارائه دهند که در آن ماهیت هر تعارض منافع، خطرات احتمالی آن و هرگونه اقدامات تسکین‌دهنده در نظر گرفته می‌شود. درجایی که کارمند معتقد نیست تعارض منافع وجود دارد، از آن‌ها بخواهید این دیدگاه را کتباً با استناد به سیاست تعارض منافع توجیه کند.

• ارزیابی خود از شرایط موجود را توسعه دهید

ارزیابی خود را از وضعیت و شرایط پیرامون خود بر اساس اطلاعاتی که در اختیار دارید انجام دهید. برای کسب اطلاعات بیشتر، اقدامات منطقی را انجام دهید و سطح خطر تعارض منافع و حداقل اقدامات برای مقابله با خطر را تعیین کنید.

• آیا توصیه اقدام برای کارمند شما کافی است؟

با توجه به خطرات ناشی از تعارض منافع بالقوه و یا بالفعل، با استراتژی‌های مدیریت، کارمند خود را ارزیابی کنید. به کارمند در تهیه یک استراتژی مناسب کمک کنید. اگر به‌طور منطقی لازم باشد، کارمند را راهنمایی کنید تا یک استراتژی ویژه برای کاهش آسیب‌های تعارض منافع اتخاذ کند.

• تصمیمات گرفته‌شده را ثبت کنید

گفت‌وگوها و اقدامات خود را ثبت و ضبط کنید و اطلاعات محرمانه مناسب را حفظ کنید. دستورات و تصمیمات مربوط به تعارض منافع ممکن است در پرونده کارکنان برای مراجع حفظ شود، این موضوع برای مدیریت تعارض منافع در مدارس حائز اهمیت است (در صورت لزوم، این اسناد باید در یک پاکت بسته‌بندی‌شده با عنوان «محرمانه» نگهداری شوند).

• نظارت بر وضعیت

به یاد داشته باشید که مدیریت تعارض منافع را به‌طور دوره‌ای و در پاسخ به تغییر شرایط کنترل کنید. در ارزیابی مجدد، تصمیمات گرفته‌شده و اقدامات انجام‌شده در طول این فرآیند را ضبط و ثبت کنید.

اگر خودتان تعارض منافع و علاقه شخصی دارید که تحت تأثیر مدیریت تعارض منافع کارمندان باشد، باید این موضوع را به مدیر بالادستی خود گزارش دهید و در نظر بگیرید که آیا اقدامات دیگری برای کاهش آسیب لازم است. به یاد داشته باشید که تصمیمات خود را ضبط کنید، حتی زمانی که تصمیم می‌گیرید که هیچ اقدام مثبتی لازم نیست.

اقدام و برخورد انضباطی

یکی دیگر از  اصول مهم در مدیریت تعارض منافع در مدارس آن است که اگر فکر می‌کنید کارمند شما مطابق با سیاست تعارض منافع عمل نکرده است، باید:

-در اسرع وقت تعارض منافع را خطاب قرار دهید و طبق موارد فوق، اقدامات مربوط به کاهش خطرات احتمالی را انجام دهید.

-موضوع را با کارمند خود مطرح کنید. ممکن است بخواهید برای پشتیبانی در رسیدگی به نقض احتمالی یک کارمند،  با واحد دستورالعمل‌های وزارت درزمینة رسیدگی به شکایات، سوء رفتارها و عملکردهای رضایت‌بخش مشورت کنید.

-تعارض منافع معمولاً بدون اینکه کسی مقصر باشد به وجود می‌آید و وجود تعارض منافع به‌خودی‌خود یکپارچگی یک کارمند را تضعیف نمی‌کند.

– در صورت وجود تعارض منافع، کارکنان وظیفه ثبت گزارش تعارض منافع و انجام اقدامات منطقی برای مقابله با خطر را دارند.

-برای مشاوره در مورد اتهامات علیه کارمندان با بخش ارزیابی اداره تماس گرفته می‌شود. در هر مرحله در مورد نحوه مدیریت تعارض منافع در مدراس، از کارمند بخش تعارض منافع مشاوره بگیرید.

چک‌لیست: ارزیابی ارزش‌های عام‌المنفعه

از این چک‌لیست استفاده کنید تا به شما در ارزیابی میزان تعارض منافع بین منافع مالی و اشتغال کمک کند. توجه داشته باشید: این چک لیستی نیست که نیاز به پر کردن داشته باشد. چک‌لیست شامل اطلاعات و سؤالات است که برای کمک به شما برای ارزیابی تعارض منافع در رابطه با منافع شخصی طراحی شده است. این وظیفه شماست که چگونه پاسخ‌های خود را به سؤالات ضبط و ثبت می‌کنید و سپس تعیین می‌کنید چه اقداماتی را باید برای کاهش خطرات در جهت منافع عمومی انجام می‌دهید. کارمندان می‌توانند برای کمک به ارزیابی خطرات تعارض منافع با کارمند بخش تعارض منافع در اداره تماس بگیرند.

-به تعارض منافع بالفعل توجه داشته باشید

هنگام ارزیابی میزان تأثیر منافع خصوصی بر وظیفه عمومی ، سعی کنید منطقی و عینی راجع به اوضاع فکر کنید. در نظر بگیرید که چگونه یک شخص ثالث با آگاهی منطقی در شرایط واقعی تعارض منافع را مشاهده می‌کند. همچنین در نظر بگیرید که چه فرآیندهایی را می‌توان برای اطمینان به شخص ثالث مبنی بر جلوگیری از هرگونه تعارض منافع در نظر گرفت.

۱٫ چه چیز منافع مالی است؟

منافع مالی شامل سود و یا ضرر مالی بالقوه یا بالفعل است. به‌عنوان‌مثال؛ اگر شما (یا نزدیک شما) دارایی در اختیار داشته باشید، سهام داشته باشید، در یک شرکت برای مناقصه دولتی استفاده کنید و یا منافع تشویقی نظیر امتیازات، تخفیف‌ها، هدایا یا مهمان‌نوازی را از منبع خاصی داشته باشید. به‌محض اینکه منافع شخصی یک خویشاوند یا همکار به رسمیت شناخته شود باید با آن مقابله کنید، گویی تعارض در منافع شخصی شما بوده است حتی اگر خودتان از طریق رابطه با آن‌ها هیچ فایده و سودی نداشته باشید.

۲٫ یک فرد وابسته یا همکار چگونه تعریف شده است؟

 بستگان به‌طورکلی شامل هرکسی می‌شود که بخشی از خانواده اصلی شما باشد یا کسی که کاملاً یا به‌طور کامل به شما وابسته است و در امور وی با هم ارتباط نزدیکی دارید (به‌عنوان‌مثال پدر و مادر).  همکار کسی است که در امور مربوط به شما ارتباط نزدیکی داشته باشد و از طریق آن‌ها ممکن است شما نوعی سود مستقیم یا غیرمستقیم (اما نه لزوماً مالی) دریافت کنید.

۳٫ هنگام شناسایی تعارض منافع مالی، این سؤال‌ها را از خود بپرسید:

در رابطه با موضوعی که من برخی از اختیارات تصمیم‌گیری را اعمال می‌کنم، یا اینکه موقعیت عمومی من این امکان را برای من فراهم می‌کند که تأثیر بگذارم:

• یک انتظار واقع‌گرایانه دارم که مستقیم یا غیرمستقیم، منافع مالی یا غیرمالی را داشته باشم یا متحمل شوم.
• آیا این موضوع می‌تواند بر وضعیت مالی من در ایجاد ظرفیت تأثیر بگذارد؟
• آیا این امر می‌تواند روی ارزش هر سهم یا دارایی که متعلق به من است تأثیر بگذارد؟
• آیا من یک شغل دوم یا مشاغل خصوصی دارم که ممکن است تحت تأثیر این موضوع باشد؟
• آیا من به خاطر شخصی که تحت تأثیر این مسئله باشد، بدهی دارم؟
• آیا میهمان‌نوازی، مسافرت، حمایت مالی یا سایر مزایا را از شخصی که در اثر تصمیم من تحت تأثیر قرار خواهد گرفت، پذیرفته‌ام؟
• آیا انتظار واقع‌بینانه‌ای وجود دارد که شخصی در یک رابطه شخصی یا تجاری با من، مستقیم یا غیرمستقیم از منافع مالی یا دیگری برخوردار شود یا ضرر مالی یا مادی دیگری متحمل شود؟

۴٫ ملاحظات در مورد سهام

این موضع وزارتخانه است که هرگونه مالکیت سهام را باید درجایی که تعارض منافع بالقوه وجود دارد اعلام کند. ممکن است مشخص شود که مالکیت شما در این سهام هیچ تأثیر قابل‌ملاحظه‌ای یا منطقی در اجرای وظایف عمومی شما ندارد و احتمالاً هیچ تعارضی ایجاد نمی‌شود. اما، هنگامی‌که شک دارید، بهتر است تعارض منافع بالقوه را ثبت کنید و در مورد این موضوع با مدیر خود صحبت کنید.

نکات چابک و سریع؛ برای مدیریت روابط شخصی

زمانی که یک کارمند (مانند مدیر) مسئولیت‌هایی را اعمال کند که می‌تواند بر حقوق یا مسئولیت‌های کارمند دیگری که با آن‌ها رابطه شخصی قابل‌توجهی دارد تأثیر بگذارد، آسیب واقعی یا ظاهری وجود دارد. این موارد زنگ هشدار مدیریت تعارض منافع در مدارس است.

ارزیابی خطرات در مواردی که یک رئیس/ مدیر ارتباط شخصی با یک کارمند دارد؛

تعارض منافع در این زمینه‌ها به وجود می‌آیند:

• تجدیدنظر و رسیدگی به شکایات علیه کارکنان؛
• مدیریت فرآیند عملکرد و توسعه و اعطای پیشرفت؛
• تعیین وظایف و مسئولیت‌ها.

همیشه فکر کنید که آیا می‌توان گفت که وظایف و اختیارات خود را به‌گونه‌ای انجام می‌دهید که منافع شما را فراهم کند. حتی اگر هدف اصلی شما ارتقای وزارت باشد، خطر وجود منافع عمومی را نیز در شما نشان می‌دهد، اگر به نظر می‌رسید که منافع غیرمستقیم یا مستقیمی را به دست می‌آورید.

در نظر بگیرید که اگر سایر کارمندان / همکاران از اوضاع مطلع بودند، یا اینکه در جراید گزارش شده است، چه احساسی می‌داشتید. به شهرت مدرسه و اداره و تعهدات خود طبق آیین‌نامه بخش عمومی ویکتوریا در جهت ارتقاء و حفظ صداقت و پاسخگویی بخش عمومی فکر کنید.

اقدامات انجام‌شده برای کاهش آسیب‌ها؛

– فرآیندهای روشن را برای مدیریت موقعیت‌های مربوطه ایجاد کنید تا خطر تعارض بالقوه یا بالفعل کاهش یابد؛

 -این فرایندها را با کلیه کارمندان و ذینفعان ذیربط ارتباط دهید؛

 – نظارت بر اثربخشی چنین فرآیندی .

تصمیماتی که بر حقوق / مسئولیت‌های کارمندان مربوطه تأثیر بگذارد باید به شما ارجاع داده شود چراکه می‌تواند برای مدیر مدرسه  مشکلات قابل‌توجهی ایجاد کند. انتظار می‌رود تصمیمات پرخطر مستقیماً به مدیر منطقه ارجاع شود. در بعضی موارد، ممکن است این تصمیم رئیس اداره کافی باشد که توسط مدیر مدرسه دیگری بر آن موارد نظارت وجود داشته باشد. در همه موارد، باید از مدیر منطقه در مورد استراتژی نامناسب برای مدیریت خطرات ناشی از تعارض منافع راهنمایی گرفته شود.

چرخه تعارض منافع

مدیریت تعارض منافع در مدارس یک چرخه از شناسایی تا نظارت است. این چرخه شامل:

• تعارض منافع را مشخص کنید

– آیا منافع شخصی‌تان (مالی و غیرمالی) می‌تواند بر وظیفه عمومی شما تأثیر بگذارد؟

-آیا می‌توان تعارض را منطقی درک کرد، حتی اگر هیچ‌کدام وجود نداشته باشد؟

خطرات بالای تعارض منافع:

مسائل مربوط به تعارض منافع در هر حوزه کاری ممکن است به وجود بیاید و کارمندان را تحت تأثیر قرار دهد. ازاین‌رو، خطر ابتلا به موارد زیر توجه ویژه‌ای را جلب می‌کند:

-استخدام گزینش؛

– مناقصه و خرید؛

-تنظیم مقررات و تأیید کمک مالی و اعطای مجوز؛

-اشتغال‌زایی (به‌عنوان‌مثال کارآموزی، انجام یک تجارت خصوصی)؛

-هدایا، مزایا، مهمان‌نوازی؛

– مدیریت شکایت و بررسی‌های انضباطی.

تعارض منافع چیست؟ تعارض منافع زمانی ایجاد می‌شود که اعمال وظیفه عمومی از طریق منافع شخصی تحت تأثیر قرار گیرد. تعارض منافع معمولاً بدون تقصیر و قصد تقلب ایجاد می‌شود. آن‌ها خطراتی را برای سازمان ایجاد می‌کنند که باید مدیریت شود، مانند سایر خطرات.

• خطرات را نشان دهید

 هرگونه تعارض را به مدیر خود گزارش دهید. پس‌ازآن اقدامات منطقی برای کاهش خطرات در جهت منافع عمومی که ممکن است ناشی از تضاد منافع باشد، انجام دهید. استراتژی‌های مدیریتی دیگر شامل موارد زیر است:

-گزارش منافع شخصی به کمیته و هیئت‌مدیره برای پاسخگویی و شفافیت؛

-دخالت خود را در وظیفه عمومی محدود کنید؛

-استخدام یک شخص ثالث دلسوز برای نظارت بر بخشی از وظیفه عمومی؛

-خود را از تمام مسئولیت‌ها در رابطه با وظیفه عمومی دور کنید؛

-منافع شخصی خود را رها کنید؛

-دست کشیدن و استعفا از محل کار عمومی و دولتی (به‌طور موقت یا دائم)؛

-کارمندان باید از تعهدات آن‌ها تحت سیاست تعارض منافع وزارتخانه آگاه شوند؛

-به‌طور مداوم منافع شخصی و وظایف عمومی خود را برای شناسایی تعارض منافع بالقوه و بالفعل ارزیابی کنید؛

– گزارش تعارض منافع را به رئیس/ مدیر خود ارائه دهید.

نقش رئیس / مدیر

روسا/ مدیران باید در پیروی کارمندان خود از خط‌مشی‌های موجود تسهیل کنند از طریق:

– ارزیابی خطرات تعارض منافع ذاتی برای کارکنان؛

-آگاهی بخشی کارکنان از تعهدات وظایف؛

-ثبت و گزارش تعارض منافع به آن‌ها؛

-تحت‌فشار قرار دادن کارکنان خود در هر تعارض منافعی؛

– استفاده از اقدامات انضباطی مناسب در مورد عدم عملکرد اعضای پرسنل خود برای رعایت خط‌مشی تعارض منافع.

 ۳- نظارت کردن

اوضاع را به‌طور دوره‌ای مرور کنید و هنگامی‌که شرایط تغییر می‌کند: منافع جدید را شناسایی کنید و در نظر بگیرید که آیا استراتژی‌های مدیریت موجود هنوز کافی هستند یا خیر؟

-تعارض منافع ممکن است بالقوه یا بالفعل باشد

 تعارض منافع‌های بالقوه تعارضاتی هستند که ممکن است در آینده به وجود آیند. برای مثال، اگر یک شرکت عضو خانواده می‌تواند برای معاهده‌ای که برای سازمان برنامه‌ریزی می‌کنید، مناقصه‌ای غیرمنتظره داشته باشد، شما یک وضعیت تعارض منافع بالقوه دارید. گزارش درباره تعارض منافع‌های بالقوه اغلب از عوارض بعدی جلوگیری می‌کند.

تعارض منافع بالفعل شرایطی است که شخص ثالث می‌تواند در نظر بگیرد که یک کارمند مشمول تعارض منافع واقعی است. به‌عنوان‌مثال، هنگامی‌که یک مدیر، خود را از یک هیئت گزینش که همسر خود را برای نقشی در مدرسه انتخاب می‌کند، خارج می‌کند، چراکه ممکن است تعارضی وجود داشته باشد.

-مدیریت ضعیف تعارض منافع را تهدید می‌کند؛ عملکرد سازمانی (با تضعیف تصمیم‌گیری مبتنی بر شایستگی)، حمایت ذینفعان از تصمیمات، اعتماد عمومی به دولت.

مدیریت تعارض منافع در مدارس: استخدام

این سند تدابیری را که باید روسا برای مدیریت تضاد منافع و کاهش ادراک و احساس جانب‌داری در استخدام اعضای خانوادگی به دست آورد، تشریح می‌کند. این اقدامات به نفع مردم است و در جهت حفظ اعتبار مدیر و مدرسه موفق در ارائه خدمت به ذینفعان است. استخدام در سیستم آموزش عمومی ایالت ویکتوریا مبتنی بر شایستگی است. یک عضو خانواده مانع کار در مدرسه نمی‌شود. بااین‌حال، اگر عضو خانواده یک مدیر متقاضی جای خالی باشد، باید اقدامات لازم صورت گیرد و اگر عضو خانواده متقاضی شایسته‌ای باشد، اقدامات بیشتری باید انجام شود.

تعریف خانواده:

این اقدامات باید در مواردی اعمال شود که عضو خانواده همسر، فرزند، خواهر و برادر یا والدین باشد. همچنین ممکن است مناسب باشد این اقدامات در رابطه با سایر اعضای خانواده برای کاهش تعارض‌های بالقوه و بالفعل بکار برود.

اقدامات گزینشی:

 مدیر باید پس از دریافت درخواست‌ها و قبل از انجام روند گزینش، مدیر منطقه یا نماینده را از برنامه اعضای خانواده مطلع کند.

– رئیس مجاز به نشستن در کمیته انتخاب و گزینش نیست؛

– کمیته فقط از زیردستان مدیر تشکیل نمی‌شود؛

– کمیته باید شامل یک عضو اصلی یا کارمندان منطقه‌ای باشد که از طرف مدیر یا نماینده منطقه معرفی می‌شود؛

-مدیر یا نماینده منطقه رئیس پانل استخدام را آگاهی و مشورت می‌دهد؛

– درصورتی‌که عضو خانواده کاندیدای ارجح باشد، هیئت باید برای تصمیم‌گیری، توصیه خود را به مدیر منطقه یا نماینده ارجاع دهد؛

-کارمندان حق‌دارند در مدارسی که اعضای خانواده آن‌ها در آن کار می‌کنند، درخواست مقام مدیر را بدهند و همه اعضای هیئت‌مدیره باید هرگونه تعارض منافع را اعلام و مدیریت کنند؛

-روسا باید اطمینان حاصل کنند که تصمیمی که بر حقوق یا تعهدات اعضای خانواده به‌عنوان کارمند تأثیر بگذارد، توسط رئیس گرفته نمی‌شود و یا تحت تأثیر روابط خانوادگی آن‌ها قرار نمی‌گیرد مانند؛ احکام مربوط به ارتقا، حقوق، مزایا یا پاداش، تصمیم در مورد شکایات مدیریت ، اعضای خانواده.

اعلامیه‌های منافع شخصی:

اگر یکی از اعضای خانواده اصلی در مدرسه شما به سمتی منصوب شود، مدیر باید اعلامیه منافع شخصی خود را به‌روز کند تا این‌که تضاد منافع را به مدیر منطقه گزارش داده و تأیید خود را از اقدامات پیشنهادی برای کاهش آسیب‌ها دریافت کند.

مطالعه موردی: تعارض منافع در استخدام

یک مدرسه ابتدایی به تکنسین IT نیمه‌وقت برای مدیریت شبکه‌های ارتباطی مدرسه و ارائه پشتیبانی فنی نیاز دارد. پسرِ رئیس در حال تحصیل در رشته سیستم‌های فناوری اطلاعات است و به دنبال کار پاره‌وقت است که بتواند در این زمینه تجربه کسب کند. رئیس با اعضای شورای مدرسه برای تعیین ماهیت نقش‌ها ازجمله مسئولیت‌ها، تقسیم‌بندی زمانی، پاداش و… مشورت و کار می‌کند. وی به آن‌ها نمی‌گوید که پسرش می‌تواند یک متقاضی بالقوه باشد. مدیر نگران این است که یک موقعیت تمام‌وقت با توجه به اولویت‌های دیگر هزینه‌ها،  به‌طور غیرمنطقی ظرفیت مالی مدرسه را افزایش دهد. مدیر آگاه است که پسرش نمی‌تواند علاوه بر تحصیلات خود در مدرسه شغل تمام‌وقت را نیز انجام دهد. سرانجام مدیر درخواست می‌کند و آگاهی استخدام تبلیغ می‌شود. مدیر از تعارض منافع در تیم رهبری خود خبر دارد و با حضور خود در هیئت انتخاب و گزینش، مشارکت در این روند را محدود می‌کند. او مسئولیت تأیید پیشنهادات پانل را بر عهده دارد.

آیا در این مورد موضوعی از تعارض منافع وجود دارد که به آن توجه نشده است؟

رئیس پس از درخواست پسرش، جهت ارائه گزارش‌های مربوط به تیم رهبری و محدود کردن مشارکت در تصمیم‌گیری، اقدامات لازم را برای رسیدگی به تعارض منافع انجام داد. این بدان معناست که وی قادر به تأثیرگذاری در جلسات هیئت‌مدیره در مورد نامزدهای شغل مربوطه نیست. هرچند ازآنجاکه همه اعضای هیئت گزینش، زیردستان وی هستند، ممکن است درک تعارض منافع را ایجاد کند. ذهن بی‌طرف و منصفانه برای ارزیابی کیفیت متقاضیان این سمت، ممکن است گمان کند که همه آن‌ها تحت تأثیر توصیه فرزند رئیس برای سمت قرار می‌گیرند.

در همان آغاز، یک تضاد احتمالی هم وجود داشت. رئیس می‌دانست که پسرش احتمالاً متقاضی این سمت است اما او تا زمانی که توضیحات نقش را نهایی نکرد، این اطلاعات را افشا نکرد. یک فرد منطقی بعداً می‌تواند تصور کند که وی در شکل دادن به توصیف نقش توسط امکانات و شایستگی‌های پسرش تحت تأثیر نیازهای مدرسه قرارگرفته و مدرسه را به خطر بیاندازد. درنتیجه این تصمیم مدرسه ممکن است متقاضیان با کیفیت بهتر را از دست داده باشد، حرفه‌ای‌هایی که به دنبال کار تمام‌وقت بودند. به دلیل تمرکز او بر پسرش، ممکن است رئیس هنگام تعیین زمان اشتغال برای نقش، این موضوع را مورد توجه قرار نداده باشد.

مدیر باید چه کاری انجام می‌داد؟

 برای جلوگیری از هرگونه خسارت به منافع عمومی و  مدیریت تعارض منافع در مدارس، باید تمام شرایط را در نظر گرفت. در این حالت، رئیس ممکن است هنگام تعیین توضیحات نقش، علاقه به پسرش را به تیم رهبری خود فاش کند. در این صورت می‌توان به این مسئله توجه داشت که آیا لازم بود که او از روند استخدام جدا شود. برای پرداختن به تعارض بالفعل، او باید به مقام برتر خود گزارش می‌داد و سپس خود را از این روند خارج می‌کرد.

فرصت‌هایی برای راهنمایی بیشتر:

برای اطمینان از سازگاری در استفاده از اصول، کارشناس‌‌های مختلف در اداره می‌توانند دستورالعمل‌های صریح را برای روسا و مدیران خود در مورد اقداماتی که باید در این شرایط انجام دهند، تعیین کنند. به‌عنوان‌مثال، در مواردی که مشکلات تعارض منافع مشخص می‌شود، مدیران منطقه‌ای ممکن است از مدیران خود بخواهند که تأیید توصیه‌های هیئت گزینش را به سایر مدیران شبکه ارجاع دهند.

سایر موارد تعارض منافع پس از استخدام

اگر پسرِ رئیس در مدرسه منصوب شود، روابط شخصی وی با او خطرات تعارض منافع واقعی و بالفعل دیگری را ایجاد می‌کند، مثلاً هر زمان که تصمیمی بگیرد می‌تواند بر نقش، وضعیت یا حقوق وی تأثیر بگذارد، هنگام تخصیص وظایف به او اجازه کار در خانه یا اضافه‌کاری بیشتر بدهد و غیره. مدیر باید در اسرع وقت اقدام کند تا فرایندها و مسائل مربوط به تعارض منافع در آینده را مدیریت کند، به‌گونه‌ای که از ایجاد این احساس جلوگیری کند، که مدیر به‌طور غیرمنطقی طرفدار پسرش است. برای مثال، اگر کارمندان در مورد رفتار یا عملکرد پسرش نگرانی دارند ، باید فرایندی صورت گیرد تا این نگرانی‌ها گزارش شود و به روشی پرداخته شود که رئیس درگیر نباشد.

این نکات را به خاطر بسپارید:

وقتی مسئول استخدام موقعیتی هستید که با شخص متقاضی بالقوه رابطه شخصی دارید، باید:

– فرایند خطرات فعلی یا آینده تعارض منافع را ارزیابی کنید؛

– تشخیص هر تعارض منافع بالقوه و یا بالفعل و گزارش کردن هرگونه اقدامات لازم جهت جلوگیری از تأثیر ناعادلانه؛

– درباره تضاد منافع بالقوه و بالفعل فکر کنید و اقدامات کافی برای مقابله با خطرات هر دو انجام دهید؛

-تمام تصمیمات گرفته‌شده را ثبت و ضبط کنید، حتی اگر تصمیم بگیرید که هیچ اقدامی انجام نشود.

گزارش مدیریت تعارض منافع در مدارس را از اینجا مطالعه کنید.

نویسنده: دپارتمان آموزش و پرورش ایالت ویکتوریا، استرالیا

 منبع:

• Conflicts of Interest Toolkit, General Information. Victoria State Government. Department of Education and Training.
• https://www.education.vic.gov.au/hrweb/Documents/COI-Toolkit-General.pdf

لینک کوتاه https://iran-bssc.ir/?p=7863

مطالب مرتبط:

تحلیل حقوقی بخشنامه تعارض منافع آموزش‌وپرورش موقعیت‌های تعارض منافع در بخشنامه وزارت آموزش و پرورش ناظر به چه مواردی است؟ راهنمای اصول اخلاقی و تعارض منافع در موسسات حفاظت محیط زیست ایالات متحده تعارض منافع، نام جدید دردسر قدیمی راهکارهای مدیریت تعارض منافع در بخش مسکن کدهای رفتاری برای مدیریت تعارض منافع