حفظ حسن شهرت موسسات خیریه و ثتبیت اعتماد عمومی به آن‌ها گام مهمی برای استمرار و اثرگذاری بیشتر این موسسات است؛ در راستای تحقق این امر، مدیریت موثر تعارض منافع ضرورت می‌یابد. شیوه عملی شدن این مهم نیز از طریق ارائه راهنمایی برای متولیان خیریه است تا بتوانند با کمک آن تعارض منافعی را که ممکن است در خیریه‌شان ایجاد شود مدیریت کنند.
تعارض منافع در خیریه ها و انواع آن
هر زمان موقعیت پیشامد که مانع از تصمیم‌گیری متولی در راستای منافع خیریه شد، می‌توان گفت که تعارض منافع رخ داده است. این موانع تصمیمات درست می‌تواند از منافع و وابستگی‌های شخصی یک متولی تا منافع اشخاص وابسته به متولی(اقوام درجه یک، شرکا، کارمندان و بنگاه های تحت کنترل متولی و یا اشخاص وابسته) متغیر باشد.
ماهیت داوطلبانه خیریه، تشدید تعارض منافع
شاید بتوان گفت که خیریه ها به دلیل ساختار تأمین بودجه، ماهیت داوطلبانه بیش از سایر نهادها در معرض تعارض منافع قرار دارد. از این رو مسئله‌ی اصلی بودن تعارض منافع نیست بلکه حل و مدیریت آن است. زمانی‌که تعارضی مانع از این شود که متولی یک خیریه در راستای منافع خیریۀ تحت نظرش انجام وظیفه کند، ناکامی در مدیریت مؤثر منافع می‌تواند تأثیری منفی بر حسن شهرت و عملکرد خیریه داشته باشد.
سه مرحله اساسی در حل تعارض منافع
مرحله ۱: «شناسایی» تعارض منافع
در این مرحله برای شناسایی تعارضات منافع موجود در موسسه مقدمتا تدوین آیین‌نامه‌ای در خصوص تعارض منافع حائز اهمیت است که از طریق آن تمام متولیان بدانند چه چیزی تعارض منافع قلمداد می‌شود. در مرحله بعد نیاز به فرمی جهت ثبت و به روزرسانی تعارض منافع اهمیت می‌یابد تا افراد به محض روبه رو شدن با تعارض منافع و یا ایجاد احتمالی تعارض در منافع آن را ثبت کرده و در اولین جلسه شکل گرفته پس از آن میان اعضای هیئت مدیریه و متولیان موسسه به بحث گذاشته شود. در نهایت به محض آگاه شدن از یک تعارض منافع باید آن را اعلام کرد. به‌عنوان یک متولی یک موسسه خیریه باید نسبت به مسائل زیر اطمینان کسب کرد:
- خیریه آیین‌نامه‌ای* در مورد تعارض منافع دارد، به‌گونه‌ای که تمامی متولیان خیریه (و متولیان احتمالی) بدانند چه چیزی می‌تواند تعارض منافع قلمداد شود؛
- می‌دانید که ضوابط جاری خیریه‌تان در مورد تعارض منافع چیست؛
- خیریۀ شما منافع تمامی متولیان را ثبت می‌کند ** و آن‌ها در موقع نیاز به‌روزرسانی می‌کند؛
- تعارض منافع اولین دستور جلسه در ملاقات‌های متولیان خیریۀ شماست؛
- به‌محض آگاهی از یک تعارض منافع نسبت به اظهار آن اقدام می‌کنید.
مرحله ۲: «مدیریت» تعارض منافع
باید مشخص باشد زمانی که تعارض منافع شناسایی شد چه کاری در جهت رفع آن باید صورت پذیرد و مطمئن شد که این اقدامات در جهت و همسو با منافع خیریه است و همچنین خیریه با وجود کنار رفتن برخی متولیان در اثر تعارض منافع، همچنان قادر به ادامۀ فعالیت‌هایش می‌باشد. مدیریت تعارض منافع مستلزم در اختیار داشتن موادر زیر است:
- اطمینان از وجود آیین‌نامه‌ای برای مدیریت تعارض منافع در خیریه
- اطمینان از به کارگیری عملی این دستورالعمل
- تصمیم‌گیری صریح درباره‌ی فردی که درگیر تعارض منافع است.
- اطمینان از حفظ منافع خیریه در موارد بروز تعارض منافع
مرحله ۳: «مستندسازی» تعارض منافع
لازم است متولیان خیریه تمامی تعارضات منافع و روند مدیریت آن‌ها را ثبت و مستند کرد. این سند مکتوب باید موارد زیر را در بربگیرد:
- نوع تعارض منافع؛
- متولی یا متولیانی که درگیر این تعارض بودند؛
- بررسی و ثبت اظهار شدن پیشینی تعارض منافع؛
- خلاصه‌ای از گفتگو؛
- تصریح خروج فرد دچار تعارض منافع از جلسه؛
- رأی متولیان؛
- تصمیم اخذشده توسط متولیان.
***
سازمان تنظیم مقررات خیریه‌ای در پیوست راهنمای عملی خود، مجموعه ای از فرم‌ها و دستورالعمل‌های کاربردی برای شناسایی، مدیریت و مستندسازی تعارض منافع در خیریه ها ارائه کرده است. در بخش پایانی پیوست‌ها نیز سناریوهای تخیلی از وقوع و راهکار مدیریت تعارض منافع در خیریه های مفروض ارائه شده است. هرچند این سناریوها منطبق بر مصادیق واقعی نیست، برای جا انداختن مفهوم تعارض منافع در ذهن فعالان خیریه‌ای بسیار مفید و راهگشا است. در ادامه دو نمونه از این سناریوهای تخیلی ارائه می‌شود.
دو مثال از مطالعات موردی تعارض منافع در خیریه ها
مطالعۀ موردی، «تمنوس»
سناریوی تعارض منافع
«تمنوس» خیریه‌ای است که می‌کوشد برای افراد، زوج‌ها و خانواده‌هایی که بی‌خانمان شده‌اند به‌طور موقت و فوری مسکن تهیه کند. این خیریه کمک مالی بسیاری دریافت کرده است و گسترۀ فعالیت‌اش به سرتاسر ایرلند می‌رسد. در نتیجۀ رشد یک‌شبه‌اش، متولیان خیریۀ «تمنوس» تصمیم گرفتند که یک تیم مدیریتی متشکل از یک مدیر عامل و یک معمار/مدیر پروژه تشکیل دهند.
شان یکی از متولیان خیریۀ «تمنوس» است. دختر او دُنا یک معمار زبده است که اخیراً بر روی یک پروژه طراحی شهری که طرف قرارداد آن دولت نروژ بوده کار کرده است. این پروژه بسیار موفقیت‌آمیز دانسته شده است. شان به دنُا اطلاع می‌دهد که به‌زودی آگهی درخواست نیرو برای این شغل منتشر خواهد شد و بهتر است او رزومه‌اش را آماده کند. دُنا به‌محض این‌که آگهی این کار منتشر می‌شود، درخواست خود را برای آن ارائه می‌دهد. شان درخواست دخترش را با کسانی که در خیریه شریک هستند مطرح می‌کند و در جلسات هیات مدیره که در آن‌ها در مورد فرایند استخدام معمار/مدیر پروژه بحث می‌شود، شرکت می‌کند.
ارزیابی
شناسایی: این یک تعارض انتصاب است. زمانی‌که دنا درخواست‌اش را برای منصب معمار/مدیر پروژه ارائه می‌کند، شان می‌بایست در (یا بیرون از) جلسه منفعت‌اش را به سایر متولیان خیریه اظهار می‌کرد. درصورتی‌که شان منفعت‌اش را خود اظهار نمی‌کرد، هر کسی که از این منفعت اطلاع داشت بایستی آن را با سایر متولیان یا دبیر هیئت متولیان خیریه مطرح می‌کرد تا او نیز آن را با کل هیئت در میان بگذارد.
مدیریت: شان می‌بایست از حضور در بخشی از جلسه که در مورد استخدام یک معمار/مدیر پروژه بحث و تبادل نظر می‌شد، صرف‌نظر می‌کرد. شان نباید در هیچ‌یک از مراحل این فرایند استخدام – چه در داخل و چه در بیرون از جلسه – شرکت می‌کرد. درصورتی‌که شان خود ار بخش مربوطۀ جلسه بیرون نمی‌رفت، سایر متولیان خیریه باید از او تقاضا می‌کردند که چنین کند. اگر دنا برای این جایگاه شغلی انتخاب شود، این به هیئت متولیان خیریه کمک می‌کرد تا ببینند که آیا فردی عاقل که از منافع شان مطلع است تأیید می‌کرد که هیئت متولیان تحت تأثیر منفعت او تصمیم گرفته‌اند یا خیر. اگر درخواست دنا پذیرفته شود و این موقعیت شغلی به او پیشنهاد شود، هم دنا و هم شان بایستی رابطه‌شان را در فرم منافع اظهار کنند. شان همچنین باید از حضور در جلسات آتی که در آن‌ها عملکرد دنا ارزیابی می‌شود و یا سایر بحث‌های مربوط به عملکرد مانند بررسی دستمزد او و تأیید ادعاهای سفر و هزینه‌هایش مطرح می‌شود، خودداری کند. اگر شان خود از حضور در بخش مربوطۀ جلسات آتی خودداری نکند، سایر متولیان خیریه بایستی از او تقاضای این کار را داشته باشند.
مستندسازی: نحوۀ مدیریت تعارض منافع توسط متولیان خیریه می‌بایستی در طول جلسه ثبت می‌شد. همچنین جلساتی که در آینده به بحث و ارزیابی جایگاه دنا مربوط است، بایستی مستند شود.
مطالعۀ موردی، «یک گوش شنوا» (بخش یکم)
سناریوی تعارض منافع
کامیلا یکی از متولیان خیریۀ «گوش شنوا» است. این خیریه به افرادی که از یک خودکشی متأثر شده‌اند، خدمات مشاوره‌ای ارائه می‌دهد. کامیلا پیشنهاد می‌دهد که دو اتاق در خانه‌اش برای انجام مشاوره اختصاص پیدا کند. در جلسۀ هیات متولیان خیریه که کامیلا در آن حاضر است، متولیان خیریه با پرداخت اجاره به کامیلا برای این اتاق‌ها موافقت می‌کنند.
ارزیابی
شناسایی: این یک تعارض منافع شخصی است. کامیلا بایستی اطمینان کسب کند که تمامی متولیان خیریه مطلع هستند که این اتاق‌ها بخشی از خانۀ او هستند.
مدیریت: کامیلا می‌بایست از بخشی از جلسه که برای به بحث گذاشتن پیشنهاد او برای اختصاص دو اتاق خانه‌اش برای مشاوره اختصاص داشت، خارج می‌شد. درصورتی‌که خود وی چنین نمی‌کرد، بایستی سایر متولیان خیریه از او می‌خواستند که چنین کند. متولیان خیریۀ «گوش شنوا» بایستی اطمینان حاصل کنند که برای کرایۀ آن دو اتاق یک قرارداد منعقد شود. توافق برای کرایه بایستی مطابق قیمت بازار باشد و هزینه‌های آب و برقی که قرار است اخذ شود دقیقاً مشخص شود. این دو اتاق بایستی مناسب مقصودشان باشند و بهترین گزینۀ در اختیار خیریه و بهترین استفاده از دارایی‌های آن خیریه باشد. این به هیات متولیان خیریه کمک می‌کرد تا ببینند که آیا فردی عاقل که از منافع کامیلا مطلع است تأیید می‌کرد که هیئت متولیان تحت تأثیر منفعت او تصمیم گرفته‌اند یا خیر. کامیلا بایستی در تمامی جلسات آینده از بخشی که در آن در مورد محل ارائۀ خدمات مشاورۀ «گوش شنوا» بحث یا ارزیابی می‌شود، خارج شود. اگر کامیلا خود از بخش مربوطۀ جلسات آتی خارج نشود، بایستی سایر متولیان خیریه از او بخواهند که چنین کند.
مستندسازی: این منفعت بایستی در فرم منافع اظهار شود. نحوۀ مدیریت این تعارض منافع بایستی در طول جلسه ثبت می‌شد. همچنین اگر محل ارائۀ مشاورۀ «گوش شنوا» در جلسات آتی مورد بحث یا ارزیابی قرار بگیرد، بایستی به ثبت برسد.
***
متن کامل دستورالعمل فوق توسط مرکز توانمندسازی حاکمیت و جامعه ترجمه شده است و منبع آموزشی کارگاه‌های این مرکز برای موسسات خیریه است. این متن به زودی برای دسترسی عمومی فعالان خیریه‌ای منتشر نیز خواهد شد.
منبع : لینک منبع اصلی متن
نام تهیه‌کنندگان متن:
ترجمه: فاطمه تبرزه؛ تلخیص: سمانه سهرابی
