قبلاً در این باره گفتیم که برای تشکیل تیم، به مقامی دولتی نیاز دارید. حال پرسش آن است که تیم چیست و چگونه می‌توان اعضای آن را گرد هم آورد؟ امیدوارم این پرسش برای شما هم مطرح شده باشد، زیرا شما در واقع، بخشی از تیم هستید و دارید در چارچوب PDIA کار می‌کنید. لذا باید به شما از برخی نشانه‌های تیم موفق را بگوییم. در این راستا می‌خواهیم از کسی به نام ریچارد هاکمن با شما صحبت کنیم. آموزه‌های هاکمن را نمی‌توان در چند دقیقه خلاصه کرد. لذا در صورت امکان، خودتان آن‌ها را بیابید و بخوانید. آموزه‌های او بسیار مفید هستند، نه فقط برای اجرای PDIA، بلکه برای کار در قالب تیم در معنای کلی. این آموزه‌ها، ناظر به عادات و ویژگی‌های تیم‌های موفق است.
شما تیم می‌سازید و تیم‌تان، پنج الی هفت عضو دارد. تعداد اعضای تیم مهم است زیرا به گفتۀ هاکمن، اعضا، پیچیدگی سازمان‌ها و شبکه‌های خود را وارد تیم می‌کنند. در نتیجه، وقتی افرادی را به تیم اضافه می‌کنید، بارِ سازمان آن‌ها را هم به تیم اضافه می‌کنید. لذا اگر تیم، بیش از پنج الی هفت عضو داشته باشد، با مشکلات زیادی دست به گریبان می‌شود. در دنیای عمل هم این امر بر ما ثابت شده است. ما دریافته‌ایم که وقتی تیم، بزرگ باشد، تعیین مسئولیت افراد در قبال کارها بسیار دشوار می‌شود و گرد آمدن اعضا در کنار هم سخت‌تر می‌شود. لذا عملاً تیم بزرگ، مشکلات زیادی دارد.
بنابراین، نخستین نکته، اندازۀ تیم است. حواس‌تان باشد که تیم‌تان نه خیلی کوچک باشد و نه خیلی بزرگ. نکتۀ دوم، آن است که تیم باید واقعاً تیم باشد. باید بدانید که اعضای تیم چه کسانی هستند و با چه کسانی کار می‌کنید، باید نام آن‌ها را بدانید، نقش‌های احتمالی آن‌ها در تیم را تشخیص دهید، بدانید اهل کجا هستند و خلاصۀ کلام باید به خوبی بدانید که چه کسانی در تیم‌تان هستند. این موارد به نظر بسیار ساده و ابتدایی می‌آیند اما اگر کتاب هاکمن را بخوانید، خواهید دریافت که او در پژوهش‌های متعددی که دربارۀ تیم‌های موجود در سازمان‌های تجاری انجام داده و از آن‌ها دربارۀ تعداد اعضا و نام آن‌ها پرسیده، بسیاری از آن‌ها پاسخ داده‌اند که پنج نفر و [بدون آنکه آن‌ها را نام ببرند، صرفاً] اعضا را نشان داده‌اند. سپس با یکی از آن‌ها مصاحبه کرده و دربارۀ تعداد اعضای تیم پرسیده است. آن فرد گفته ده نفر و اعضا را نشان داده است. چند نفر، عضو تیم‌تان هستند؟ سه نفر، بفرمایید این هم اعضا. این‌ها هیچ‌کدام، واقعا تیم نیستند. باید تیمِ واقعی داشته باشید. باید اعضای تیم‌تان را خوب بشناسید. باید اعضا نسبت به هم متعهد باشند.
نکتۀ سوم، آن است که باید تیم فعالی داشته باشید. هاکمن می‌گوید حواس‌تان باشد که تیم‌ها، کمیسیون نیستند، جمعی نیستند که هر از چند گاهی، دور هم بنشینند و از موضوعی صحبت کنند، بلکه تیم هستند برای فعالیت مشترک. این نکته، بسیار مهم است. افراد بسیاری هستند که به صورت تیم جمع می‌شوند و در زمینۀ ساختمان‌سازی، آموزش‌های مختلف می‌بینند، مثل بالا رفتن از ساختمان، کار با طناب برای صعود به بناها، گردش دسته‌جمعی در جنگل و غیره . گاهی اوقات، این کارها بی‌معنی هستند اما ایدۀ زیربنایی آن‌ها آن است که انجام مشترک کارها موجب ایجاد روابط دوستانه می‌شود، اعتماد متقابل شکل می‌گیرد و دیگر روابطی از این دست. ما در PDIA، به این نوع کارها نمی‌پردازیم، زیرا نمی‌خواهیم جنگل‌ها را آلوده کنید و به هم بریزید! کافی است جنگلِ ذهن خودتان را به هم بریزید و دگرگون کنید. فعالانه به مسئله‌ای که درگیرش هستید بپردازید، یعنی به صورت منظم همدیگر را ببینید و کارها را به صورت مشترک انجام دهید. نه اینکه آن‌ها را به شش وظیفۀ متفاوت تقسیم کنید و سپس همدیگر را ببینید و دربارۀ آن‌ها گزارش بدهید، بلکه آن‌ها را بین دو یا سه گروه تقسیم کنید و به صورت مشترک انجام‌شان دهید. کمی با نقاط قوت یکدیگر آشنا شوید. از یکدیگر بیاموزید. از یکدیگر حمایت کنید.
باید تیم واقعی باشید. باید اعضای تیم را به خوبی بشناسید. باید تیم فعالی باشید. علاوه بر این‌ها، باید برای تشکیل جلسه، زمان مشخصی را اختصاص بدهید. از نظر ما، این نکته، بسیار مهم است. تیم‌های زیادی را دیده‌ایم که می‌گویند هر هفته، زمان جلسۀ بعدی را مشخص می‌کنیم. هیچ وقت هم نمی‌توانند جلسه‌ای داشته باشند، زیرا هر هفته، زمان‌شان را به انجام کارهای روزانه‌شان اختصاص می‌دهند. از قبل مشخص کنید که جلسه، ساعت هفت روز سه‌شنبه به مدت یک ساعت‌ونیم تشکیل خواهد شد. تأکید ما بر این است. باید با هم گفتگو کنید. باید در کنار هم باشید. باید به همکاران واقعی تبدیل شوید.
آیا باید همه با هم در همۀ موارد توافق داشته باشند؟ البته بسیار خوب است که این‌طور باشد، اما لزوماً نه همیشه. نباید اعضای تیم را صرفاً بر اساس توافق با یکدیگر برگزینید. همیشه خوب است اعضایی در تیم‌تان باشند که با هم بحث کنند و نظرات مختلف داشته باشند. بدین ترتیب می‌توان از دانسته‌های یکدیگر آموخت و در کار تیمی، این نکته، مهم است. ما این‌جا گرد هم نیامده‌ایم که بله‌قربان‌گو باشیم و با هر چیزی که سایر اعضای تیم گفتند موافقت کنیم، بلکه دور هم جمع شده‌ایم تا به هم کمک کنیم و کار جدیدی بکنیم. برای رسیدن به این هدف باید اعضای متنوعی در تیم‌تان داشته باشید. مقام دولتی باید به این نکته توجه داشته باشد، زیرا او باید انسجام تیم را حفظ کند، فضایی برای فعالیت مشترک اعضا، شکوفایی تیم، و انگیزش افراد بسازد. تیم‌سازی، بسیار دشوار است. نگه‌داشتن تیم در کنار یکدیگر، از آن هم دشوارتر است و البته این امر برای رسیدن به اهداف PDIA امری حیاتی است.
