یکی از تفاوت‌های PDIA و سایر پروژه‌ها در آن است که در PDIA، همواره مهم‌ترین گامی که برمی‌دارید، گام بعدی است. آن را مشخص می‌کنید و از آن می‌آموزید. برداشتن گام بعدی همواره شما را به یک گام دیگر می‌رساند. درست است که تصور کلی دربارۀ مسیری که می‌خواهید بپیمایید دارید، اما کاری که فعلا باید انجام دهید، برداشتن گام بعدی است. لذا بسیار مهم است که گام بعدی‌تان را بسیار با دقت طراحی کنید.
موضوع صحبت من، طراحی نخستین گام فرایند تکرار است. به گمان من، در سایر پروژه‌ها، چنین چیزی وجود ندارد. در اکثر پروژه‌ها، نخستین گام، محتاطانه از بین صد گام متفاوت تعیین می‌شود. اما در PDIA، نخستین گام به این دلیل، متفاوت است که دقیق و رشدیابنده است و با علم به رشدیابندگی طراحی می‌شود، با علم به اینکه ابزاری برای آموختن، تیم‌سازی و ارزیابی کارها است. لذا کمی متفاوت از یک گام معمولی است. به تعبیری باید گفت که نخستین گام، تنها گامی است که فعلاً باید بردارید و راه را برای برداشتن گام‌های بعد هموار می‌کند.
هنگام طراحی این گام، پیش از هر چیز باید به این فکر کنید که چه ایده‌هایی را می‌خواهید اجرایی کنید؟ ما دربارۀ ایده‌های متعدد با شما صحبت کرده‌ایم. در اینجا کمی ابهام وجود دارد، زیرا مسیری که می‌خواهید بروید، مشخص نیست. نمی‌دانید کدام ایده‌ها سودمند هستند. نمی‌دانید که آیا پیمودن مسیرهای مختلف، چیزی برای یادگیری دارد یا نه. بنابراین باید به نخستین گام فرایند تکرار بیندیشید: چه تعداد ایده را باید اجرایی کنید؟ آیا باید به دو یا سه تیم مختلف، دو یا سه ایدۀ مختلف اختصاص بدهید تا از هر یک، درس‌های متفاوت بیاموزید؟ آیا از پسِ این کار برمی‌آیید؟ یا بهتر است به یک ایده متمرکز شوید؟ من اکثراً ۴ الی ۵ تیم مختلف می‌سازم، تا حدّی به این دلیل که معتقدم می‌توانم آن‌ها را به رقابت با هم برانگیزم تا از این راه، بر سرعت کارها بیفزایند، زیرا سرعت، اهمیت زیادی دارد. تا حدی نیز به این دلیل که هر چه کار بیشتری انجام دهند، بیشتر می‌آموزند. و هر چه بیشتر بیاموزند، سریع‌تر پیش می‌روند. وقتی بر یک کار متمرکز می‌شوید، تنها یک نوع یادگیری خواهید داشت. پس نخستین نکته‌ای که باید در طراحی به آن بیندیشید، این است: چه تعداد کار می‌خواهید انجام دهید؟ کدام ایده‌ها را می‌خواهید اجرایی کنید؟
دومین نکته، زمان‌بندی است. منظورم این است: بر فرض، اگر امروز شروع به کار می‌کنید، می‌خواهید چقدر طول بکشد تا به روزی برسید که تیم‌ها کنار هم جمع شوند و از آموخته‌هاشان به یکدیگر بگویند؟ من وقتی نخستین گام فرایند تکرار را طراحی می‌کنم، معمولاً سعی می‌کنم سرعت بسیار زیادی داشته باشد. به عنوان مثال، من در یک کشور هستم و با یک تیم کار می‌کنم. نخستین گام فرایند تکرار می‌تواند زمان‌بندی باشد. گاهی با یک تیم کار می‌کنم و از آن‌ها می‌پرسم: «نخستین گام چیست؟». می‌گویند: «باید داده جمع کنیم». می‌گویم: «پس برویم و داده جمع کنیم». می‌گویند: «۳ ماه طول می‌کشد». می‌پرسم: «چرا ۳ ماه؟ در ۲ ساعت جمع کنیم». می‌گویند: «در ۲ ساعت نمی‌توانیم». می‌گویم: «اگر نتوانیم در ۲ ساعت جمع کنیم، اتفاق جالبی می‌افتد و آن این که ببینیم چرا نتوانستیم، زیرا منابع متعددی وجود دارد که می‌توانستیم از آن‌ها داده‌ها را به دست بیاوریم. در نتیجه، اگر نتوانیم، می‌نشینیم و می‌پرسیم که چرا نتوانستیم در ۲ ساعت، داده‌ها را جمع کنیم؟». ممکن است شما ۱ روز زمان به جمع‌آوری داده‌ها اختصاص بدهید. شاید هم ۲ یا ۳ روز. البته من هیچ‌وقت برای نخستین گام فرایند تکرار، بیش از ۱ هفته را نمی‌پذیرم. یکی از دلایلش، آن است که معمولاً افراد، در ابتدا با شور و هیجان، از کارهایی را که قصد انجام‌شان را دارند صحبت می‌کنند و بعد، همه‌چیز تا ۳ ماه تعطیل می‌شود. یا وزیر با داد و فریاد به آن‌ها می‌گوید که کار کنند و سپس همه‌چیز فراموش می‌شود. معمولاً پس از هیجانی‌شدنِ اولیه، دیگر هیچ اقدامی صورت نمی‌گیرد.
لذا چیزی که باید انجام دهید، آن است که بگویید: «شما این کارها را انجام بدهید. ما در فلان روز -حداکثر ۷ روز بعد- مجدداً دور هم جمع می‌شویم و می‌پرسیم: چه دستاوردهایی داشته‌اید؟ چه چیزهایی آموختید؟ و کار بعدی چیست؟». این فرایند تکرار، بسیار مهم است.
پس به طراحی فکر می‌کنیم. به زمان‌بندی فکر می‌کنیم و نیز به کسانی که می‌خواهیم در کار مشارکت داشته باشند. معمولاً افراد برای برداشتن نخستین گام فرایند تکرار، منتظر تکمیل‌شدن تیم می‌شوند. به آن‌ها می‌گویم: «چه کسانی را در تیم‌تان دارید؟ از کجا می‌دانید افراد مناسبی هستند؟» و آن‌ها پاسخ می‌دهند: «نمی‌دانیم». بخشی از فرایند تکرار، شناسایی افراد مناسب است. پس از یک هفته، برخی برای جمع‌شدن دور هم و گفتگو دربارۀ کارها می‌آیند و برخی نمی‌آیند. برخی می‌آیند بدون آنکه کاری کرده باشند، احساس بدی هم از این بابت ندارند. برخی می‌آیند و بسیار سر حال‌تر از دیگران هستند. لذا بخشی از فرایند تکرار، شناسایی افراد مناسب است. به دنبال تکمیل‌شدن همه‌چیز نباشید. فقط حواس‌تان به سرعت کار باشد، به نقطۀ شروع.
قویاً از شما می‌خواهم که ایده‌های‌تان را مشخص کنید. گام‌هایی را طراحی کنید که واقعاً بتوان برداشت. منظورم آن است که دلیل چندانی برای عدم انجام آن‌ها وجود نداشته باشد. وقتی از افراد می‌خواهید کاری را انجام دهند یا به آن متعهد باشند، اما پیش خودتان می‌گویید: «نه! نمی‌توانند این کار را انجام دهند»، آن‌وقت مطمئن باشید که پس از یک هفته می‌آیند و می‌گویند: «چه کار بیخودی از ما خواسته بودید. نتوانستیم انجامش بدهیم». باید کار، قابل‌انجام باشد. باید امکان‌پذیر باشد. باید با افراد صحبت کنید و به آن‌ها بگویید: «بیایید ساده‌ترش کنیم تا دقیقاً همانی شود که احساس می‌کنید توان انجامش را دارید». یکی از دلایل این کار، آن است که وقتی پس از یک هفته، گرد هم می‌آیید، هر چه تعداد افرادی که کارشان را انجام داده‌اند بیشتر باشد، گام دوم را سریع‌تر برمی‌دارید. لذا زمان بگذارید و نخستین گام را خوب طراحی کنید، زیرا این گام، راه را برای برداشتن گام بعدی، گام بعدی و گام‌های بعدی هموار می‌کند.
بدون دیدگاه